AUTOMATIZACION DE DOCUMENTOS IMPRESOS Y DIGITALES
Somos una consultora tecnológica. Nos especializamos en procesos de automatización para empresas del sector industrial. Automatiza, ahorra, evoluciona.
Diseñamos y actualizamos de forma automática el contenido de los catálogos, fichas de productos, listas de precios, revistas, manuales y cualquier documento gráfico. De esta manera, diseñaremos el material solo una vez e implementaremos las actualizaciones del contenido con solo un clic. Minimizamos errores de impresión, y nuestros clientes ahorran tiempo y dinero en la edición.
¿QUÉ SIGNIFICA AUTOMATIZAR UN CATÁLOGO?
Significa tener una plantilla conectada a una base de datos, dispuesta a ser actualizada en cualquier momento y en solo unos minutos. Pero, sobre todo significa tener una solución muy potente para los departamentos de producción, ingeniería, ventas o marketing, que reduce costes y aumenta productividad.
¿QUÉ PROBLEMAS SOLUCIONAMOS EN LAS EMPRESAS CON LA AUTOMATIZACION DE CATÁLOGOS?
Versatilidad en el manejo de datos complejos, adaptabilidad para los cambios y la reducción de los costes son los pilares de una solución muy potente.
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Centralización y simplificación de grandes volúmenes de datos
Confeccionamos una base de datos muy completa, unificando toda la información que normalmente está repartida en diferentes documentos.
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Ahorros significativos en costes de maquetación
La generación de documentos es muy rápida y al tratarse de plantillas personalizadas e inteligentes, no es necesario volver a maquetar con cada actualización.
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Menos errores y detección de fallos en los datos
Al tratarse de un proceso automatizado, eliminamos el factor humano, que normalmente es mas propenso a los errores.
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Reducción de un 80% del tiempo de trabajo
Lo único que hace falta para que la automatización de un documento funcione es tener la base de datos siempre actualizada. El resto del trabajo solo se hace una vez.
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Actualizaciones frecuentes de los documentos con gran facilidad
Dar de alta nuevas referencias o hacer cambios de precios es algo muy habitual. Con nuestro proceso, las actualizaciones no conllevan costes, solo hay que hacer clic para generar un nuevo documento.
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Nuevos canales de ventas y en distintos idiomas
También es posible generar los documentos en cualquier idioma y mostrar diferentes datos según a qué público se tenga la intención de mostrar.
Pasos para automatizar un catálogo, una lista de precios o un manual:
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Plan de acción para automatizar la creación de documentos:
Las empresas del sector industrial trabajan con una enorme cantidad de datos. La mayoría de estos datos se muestran a los clientes, proveedores, ingenieros y trabajadores. Para hacerlo de forma optimizada, hace falta que alguien con experiencia laboral en empresas del sector industrial organice la información y trace una ruta o workflow necesario para llevar a cabo el proceso de automatización.
El primer paso es una reunión entre la empresa y New Pixel. Aquí se evalúa qué tipo de documentos es necesario automatizar y dónde se localizan los datos. Este es un punto de inflexión, ya que suelen aparecer muchas discrepancias y se descubren errores en los datos, producto de actualizaciones manuales de muchos años. Se define el alcance y se comienza a organizar el proyecto.
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Creación de la base de datos:
Para facilitar la comprensión y pluralidad del tratamiento de datos, utilizamos Excel como base de datos. New Pixel confecciona un documento de estructura compleja y formulada, que de ser necesario estará vinculado al ERP de la empresa, en caso de utilizar uno.
El objetivo de este documento es que en su resultado final existan campos como:
Idiomas. Donde con un botón se pueda traducir todo el contenido del Excel al idioma de destino, para generar catálogos, fichas o manuales más globales y poder ampliar mercado.
Datos técnicos. Los campos como largo, alto, volumen o potencia máxima se presentan con diferentes conversiones de unidades, para ser utilizados cuando el departamento de ingeniería, marketing o ventas lo requiera.
Imágenes. Con un sistema de codificación, obtenemos rutas dinámicas que facilitan la actualización de los elementos visuales en los documentos. Los planos, las fotos de productos, el material de promoción y hasta el estilo, también se pueden actualizar de forma automática.
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Diseño del documento digital o para impresión:
La funcionalidad y un estilo competitivo son aspectos claves en cualquier tipo de documento. Diseñar algo que sea de lectura fácil, acorde al branding de la marca y que muestre los datos correctos según a quién va dirigido son aspectos que siempre tenemos en cuenta cuando hacemos un trabajo de diseño gráfico.
InDesign es la herramienta que hemos decidido utilizar para crear los diseños que luego vinculamos a la base de datos. Gracias a esta herramienta podemos programar la conexión a las variables que nos permitirá actualizar el documento de forma automática con solo un clic, y exportarlo a PDF.
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Montaje y diseño de la versión web:
La accesibilidad de la información en cualquier momento y cualquier lugar es una herramienta imprescindible para las empresas del sector de la industria. Los clientes podrán ver el contenido informativo que la marca ofrece en cualquier dispositivo móvil o de sobremesa, gracias a una versión web de los documentos.
No se trata de hacer una nueva página web de la marca, se trata de crear una plataforma web dedicada solo para los documentos como manuales, fichas de productos, listado de precios o catálogos. Esta plataforma puede ser de acceso público o privado y estará vinculada a la base de datos para facilitar su actualización.
Además de facilitar el acceso de la información, se aprovecha todo el potencial que las páginas web poseen, como puede ser el posicionamiento de los productos en Google o el aumento de autoridad en el sector.
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Actualización automática:
Una vez finalizado y entregado el trabajo, será necesario generar los documentos de forma automática. Esta es la parte más divertida del proceso, porque es donde realmente se ve todo el potencial del trabajo hecho. Ahora, con un simple clic y en pocos minutos (dependiendo de la cantidad de información que procesar), se habrán generado todos los PDF o páginas web que se requieran.
Será posible enviar a impresión, agregar a una newsletter, identificar errores con mayor facilidad, preparar una feria o evento, presentar la marca en un país diferente, entre un sinfín de posibilidades. Pero, ¿quién es el encargado de darle al botón de actualizar o generar?
Para la anterior pregunta, existen dos opciones: la primera es que la empresa seleccione un miembro del equipo que sea el encargado de actualizar. En este caso, New Pixel dará una pequeña formación a la empresa.
Con la otra opción, New Pixel se encarga de todo. La empresa simplemente tiene que enviar la base de datos actualizada y en cuestión de horas o unos pocos días, dependiendo de la carga de trabajo que tengamos en ese momento, generaremos todos los documentos de forma automática.
El proceso de automatización termina aquí, pero como somos una consultora digital que se dedica a crear estrategias, desarrollar plataformas web y diseñar todo tipo de contenido gráfico, solemos estar presentes para cualquier contenido o estrategia que se necesite.
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¿POR QUÉ AUTOMATIZAR CON NEW PIXEL?
En New Pixel ofrecemos un trato cercano y personalizado. Nuestro objetivo es tener clientes felices y facilitarles su trabajo en el día a día. Somos un equipo formado por profesionales que en algún momento han trabajado en grandes empresas industriales, y esto nos permite conocer muy bien su dinámica de trabajo, sus preocupaciones, sus objetivos y sus dificultades.
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Diseño gráfico con 3 modelos a elegir, con distintos modos de entrega y planes de formación
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Somos conocedores del sector industrial y realizamos auditorías de la empresa antes de empezar un proyecto
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Expertos en catálogos, listados de precios, fichas de productos y más documentos gráficos o editoriales
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Hacemos una versión web y accesible en dispositivos móviles para todos los documentos creados
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