AUTOMATIZACION DE DOCUMENTOS IMPRESOS Y DIGITALES

Plan de acción para automatizar la creación de documentos:

Las empresas del sector industrial trabajan con una enorme cantidad de datos. La mayoría de estos datos se muestran a los clientes, proveedores, ingenieros y trabajadores. Para hacerlo de forma optimizada, hace falta que alguien con experiencia laboral en empresas del sector industrial organice la información y trace una ruta o workflow necesario para llevar a cabo el proceso de automatización.

El primer paso es una reunión entre la empresa y New Pixel. Aquí se evalúa qué tipo de documentos es necesario automatizar y dónde se localizan los datos. Este es un punto de inflexión, ya que suelen aparecer muchas discrepancias y se descubren errores en los datos, producto de actualizaciones manuales de muchos años. Se define el alcance y se comienza a organizar el proyecto.

Creación de la base de datos:

Para facilitar la comprensión y pluralidad del tratamiento de datos, utilizamos Excel como base de datos. New Pixel confecciona un documento de estructura compleja y formulada, que de ser necesario estará vinculado al ERP de la empresa, en caso de utilizar uno.

El objetivo de este documento es que en su resultado final existan campos como:

Idiomas. Donde con un botón se pueda traducir todo el contenido del Excel al idioma de destino, para generar catálogos, fichas o manuales más globales y poder ampliar mercado.

Datos técnicos. Los campos como largo, alto, volumen o potencia máxima se presentan con diferentes conversiones de unidades, para ser utilizados cuando el departamento de ingeniería, marketing o ventas lo requiera.

Imágenes. Con un sistema de codificación, obtenemos rutas dinámicas que facilitan la actualización de los elementos visuales en los documentos. Los planos, las fotos de productos, el material de promoción y hasta el estilo, también se pueden actualizar de forma automática.

Diseño del documento digital o para impresión:

La funcionalidad y un estilo competitivo son aspectos claves en cualquier tipo de documento. Diseñar algo que sea de lectura fácil, acorde al branding de la marca y que muestre los datos correctos según a quién va dirigido son aspectos que siempre tenemos en cuenta cuando hacemos un trabajo de diseño gráfico.

InDesign es la herramienta que hemos decidido utilizar para crear los diseños que luego vinculamos a la base de datos. Gracias a esta herramienta podemos programar la conexión a las variables que nos permitirá actualizar el documento de forma automática con solo un clic, y exportarlo a PDF.

Montaje y diseño de la versión web:

La accesibilidad de la información en cualquier momento y cualquier lugar es una herramienta imprescindible para las empresas del sector de la industria. Los clientes podrán ver el contenido informativo que la marca ofrece en cualquier dispositivo móvil o de sobremesa, gracias a una versión web de los documentos.

No se trata de hacer una nueva página web de la marca, se trata de crear una plataforma web dedicada solo para los documentos como manuales, fichas de productos, listado de precios o catálogos. Esta plataforma puede ser de acceso público o privado y estará vinculada a la base de datos para facilitar su actualización.

Además de facilitar el acceso de la información, se aprovecha todo el potencial que las páginas web poseen, como puede ser el posicionamiento de los productos en Google o el aumento de autoridad en el sector.

Actualización automática:

Una vez finalizado y entregado el trabajo, será necesario generar los documentos de forma automática. Esta es la parte más divertida del proceso, porque es donde realmente se ve todo el potencial del trabajo hecho. Ahora, con un simple clic y en pocos minutos (dependiendo de la cantidad de información que procesar), se habrán generado todos los PDF o páginas web que se requieran.

Será posible enviar a impresión, agregar a una newsletter, identificar errores con mayor facilidad, preparar una feria o evento, presentar la marca en un país diferente, entre un sinfín de posibilidades. Pero, ¿quién es el encargado de darle al botón de actualizar o generar?

Para la anterior pregunta, existen dos opciones: la primera es que la empresa seleccione un miembro del equipo que sea el encargado de actualizar. En este caso, New Pixel dará una pequeña formación a la empresa.

Con la otra opción, New Pixel se encarga de todo. La empresa simplemente tiene que enviar la base de datos actualizada y en cuestión de horas o unos pocos días, dependiendo de la carga de trabajo que tengamos en ese momento, generaremos todos los documentos de forma automática.