Beneficios de la gestión de datos centralizados
Uno de los pilares de la automatización de documentos, es tener un sistema de información general centralizado, los usuarios sólo tienen que buscar en un lugar los datos que desean. Sin embargo, esto no es suficiente para convencer a la mayoría de las empresas de que se pasen a la gestión centralizada de datos. Necesitan más razones para hacer la transición de sus actuales sistemas de información descentralizados a una plataforma de gestión de datos integrada.
Si tu empresa es una de esas, necesitas saber que un sistema de gestión de datos centralizado integra todos los procesos y procedimientos que su organización utiliza a diario. Con un sistema de gestión de datos centralizado, puede capturar, almacenar y recuperar la información de forma segura en un único sistema, a la vez que tiene acceso completo a toda la organización. Esto no sólo le da tranquilidad, sino que también le proporciona 5 beneficios clave:
Integridad de los datos
La integridad de los datos es la mayor ventaja de la gestión centralizada de datos. Pregúntale a un experto en datos y te dirá que no debería haber datos redundantes en ninguna base de datos. Si añade repetidamente bases de datos y archivos, su protocolo de seguridad se verá comprometido por su sistema. La gestión centralizada de datos significa que los datos están siempre actualizados y accesibles para su organización. De esta manera, cualquiera puede actualizar la información que es importante para su negocio.
Costes más bajos
Con la gestión centralizada de datos, las empresas pueden reducir sus costes totales. En comparación con el mantenimiento de varios sistemas, el mantenimiento de un único servidor centralizado es mucho más rentable, especialmente si una empresa opera en varios lugares. Además, el almacenamiento centralizado minimiza el espacio necesario para almacenar y procesar los datos.
Coherencia de los datos
Una organización puede lograr una gestión y distribución coherente de los datos en todos los sistemas internos y en la oficina global cuando las fuentes de datos se gestionan en un repositorio central. Una vez importados en el repositorio, los datos pueden limpiarse, validarse y prepararse para su distribución en toda la organización.
Eficiencia operativa
Cuando los datos de una empresa son controlados por una unidad operativa, los recursos que antes se dedicaban a la gestión de datos pueden utilizarse para las tareas principales de la empresa. También permite a las empresas eliminar el procesamiento manual de datos, lo que a su vez reduce el riesgo de tomar malas decisiones empresariales.
Seguridad de los datos
Esta es probablemente la razón más importante para pasar a la gestión centralizada de datos. Tras el cambio, los datos deberán estar protegidos, y un usuario sólo podrá acceder a ellos si está autorizado a hacerlo mediante un proceso estrictamente controlado. Con un repositorio de datos seguro y centralizado, es mejor no almacenar los datos relacionados con estudios o informes preliminares, lo mejor es tenerlos en diferentes plataformas y soportes, para unirlo a la base de datos una vez terminado el proceso.
En la agencia española de protección de datos, podrás encontrar más información sobre este tema. Si lo deseas, accede desde aquí.
Además, la gestión centralizada de los datos reduce el riesgo de seguridad física y mejora la calidad de los datos. Si está buscando una solución de gestión de datos de este tipo, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.