Proceso de flujo de trabajo o workflow en la creación de un catálogo

El flujo de trabajo es un proceso de revisión utilizado cuando los datos cambian en el origen cambian y la la actualización de un catalogo, sin importar de que tipo, es necesario. Hay que tener en cuenta que para garantizar la máxima calidad de sus datos, los cambios en el catálogo deben ser revisados por expertos antes de ponerlos a disposición de todos los usuarios.

Visión general de todo el proyecto de actualización

Sera necesaria la acción de un gobierno de los datos, en una organización o empresa es un proceso muy importante. Cualquier cambio en los datos del catálogo puede tener un gran impacto en la calidad general de los datos. El flujo de trabajo se utiliza para gestionar el proceso de actualización de datos en el catálogo. Un equipo de flujo de trabajo está formado por usuarios que tienen funciones específicas que los convierten en expertos en sus campos. Los usuarios pueden ser responsables de realizar cambios, revisarlos, aprobarlos y publicarlos.

Funciones de los usuarios del flujo de trabajo

Cada participante o miembro del flujo de trabajo tiene un objetivo:
El editor

Los editores se encargan de crear, editar y eliminar información. Cuando hayan terminado su trabajo, deberán solicitar la publicación o la eliminación de la información. Si se aprueba la solicitud, la información se envía automáticamente para su publicación o eliminación. Si la solicitud es rechazada, los autores deben tomar las anotaciones y solicitar de nuevo su publicación o supresión.

El inspector:

Los revisores son responsables de revisar los cambios realizados por los editores. Pueden tener acceso a los borradores y a las versiones modificadas de los apéndices.

El validador:

Los aprobadores son responsables de aprobar y rechazar los cambios realizados en el catálogo por los editores.

El anunciador:

Son los responsables de difundir los documentos creados y de decidir el medido donde serán publicados.

Fases de los procesos dentro del workflow

Los estados de flujo de trabajo reflejan la las acciones que se están tomando en el proceso de flujo de trabajo, y es en tiempo real.

Flujo pendiente de iniciar:

En este estado, un documento aún no está listo y un editor lo está editando. Puede ser un borrador de un documento nuevo o un documento modificado.

Pendiente de aprobación:

En este estado, los cambios están listos pero aún no han sido revisados. La información de un documento también puede marcarse para ser eliminado. El documento entero debe ser aprobado por un aprobador.

Listo para publicar:

En este estado, los cambios han sido revisados con éxito, pero la nueva versión aún no está disponible en el catálogo. El documento debe ser publicado por un editor.

Flojo pendiente de eliminación:

En este estado, la información deber ser marcada para ser eliminada en caso de que exista algún error, pero sigue estando disponible en el catálogo. La supresión debe ser aprobada por un editor.

Recomendamos que si te apetece, leas este articulo de hubspot, donde hablan de herramientas para crear un flujo de trabajo.

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